HỒ SƠ LƯU

DỊCH VỤ KẾ TOÁN
June 26, 2017
NỘP THUẾ ĐIỆN TỬ
June 26, 2017

Quy trình lưu trữ Hồ sơ Hoá đơn Chứng từ 
Sổ sách kế toán Doanh nghiệp

Mỗi doanh nghiệp có một cách sắp xếp chứng từ khác nhau, miễn sao trong công tác kế toán được thuận tiện và dễ quản lý. Tuy vậy cũng không phải kế toán nào cũng biết cách sắp xếp, lưu trữ hóa đơn chứng từ sổ sách một cách khoa học nhất.

Với đội ngũ kế toán nhiều năm kinh nghiệm, xin được chia sẻ một vài lưu ý nhỏ cho các bạn kế toán trong việc sắp xếp và lưu trữ hoá đơn chứng từ.

CÁCH LƯU TRỮ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN
STT CHỨNG TỪ CHI TIẾT ĐÍNH KÈM GHI CHÚ
1 Phiếu thu – Thu tiền mặt – Hóa đơn (liên xanh); Hoặc
– Chứng từ gốc khác nếu có như phiếu xuất kho…
2 Phiếu chi – Chi tiền mặt – Chứng từ gốc (Hợp đồng kinh tế, Hoá đơn, Giấy đề nghị tạm ứng, giấy nghị thanh toán, Bảng lương…)
3 Ủy nhiệm chi – Là chứng từ dùng để thanh toán tiền cho các nhà cung cấp.

– Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu trở lên bắt buộc phải thanh toán bằng chuyển khoản

– Các chứng từ nhỏ hơn 20 triệu không bắt buộc nhưng vẫn khuyến khích thanh toán bằng chuyển khoản

– Hoá đơn mua hàng, hóa đơn GTGT

– Hợp đồng mua bán hàng hóa.

 

4

Giấy nộp tiền vào NSNN – Là chứng từ nộp thuế – Bản photo tờ khai thuế hoặc thông báo nộp thuế của tháng phải nộp đó.
5 Phiếu nhập kho – Dùng để nhập kho vật tư hàng hóa – Hoá đơn mua hàng, hóa đơn GTGT

– Hợp đồng mua bán hàng hóa.

6 Phiếu xuất kho – Dùng để xuất kho vật tư hàng hóa – Hóa đơn GTGT đầu ra ( liên 3)
QUY TRÌNH LƯU TRỮ
STT SỔ SÁCH CÔNG VIỆC GHI CHÚ
1 Sổ kế toán – In sổ kế toán các TK.

– Chấm lại với chứng từ gốc.

– Hoàn thiện chứng từ

2 Hóa đơn VAT – Bảng kê VAT đầu vào.

+ Kẹp Báo cáo cùng với Hóa đơn gốc.

+ Riêng Hóa đơn TSCĐ và các chi phí cấu thành giá vốn photo lưu kèm Bàng kê VAT. Hóa đơn gốc lưu tại File TSCĐ và Phiếu nhập kho

– Bảng kê VAT đầu ra

+ Kê theo Hóa đơn lưu tại quyển HĐ gốc

– Tờ khai VAT

– Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

– Báo cáo thuế

3 Tài sản cố định, Công cụ dụng cụ – Hóa đơn mua sắm TSCĐ

– Bảng tính khấu hao

– Bảng tính công cụ và các khoản chờ phân bổ

4 Báo cáo kho – Phiếu nhập mua hàng

– Bộ chứng từ nhập hàng.

+ Toàn bộ Hóa đơn cấu thành nên giá vốn lưu tại Bộ chứng từ này.

+ Photo lại Biên lai nộp thuế NK và VAT lưu vào Bảng kê VAT

– Hóa đơn mua hàng

+ Photo lại HĐ này và lưu vào Phiếu chi

– Báo cáo XNT

– Thẻ kho

5 Chứng từ kế toán – Phiếu kế toán : Dùng để định khoản các nghiệp vụ không liên quan đến tiền.
6 Sổ phụ ngân hàng – Hàng quý đề nghị ngân hàng in sao kê và chấm lại với các khoản phát sinh trong quý.
7 Biên bản đối chiếu công nợ – Các biên bản đối chiếu công nợ từng tháng hoặc từng quý đối với các nhà cung cấp, khách hàng.

– Mỗi đối tượng chia riêng 1 file.

8 Hợp đồng thuê nhà, Điện nước, … – Hợp đồng thuê nhà

– Hợp đồng Điện

– Hợp đồng nước

– Hợp đồng Điện thoại

– Hợp đồng Internet

9 Hợp đồng Kinh tế – Hợp đồng mua bán (bán ra)

– Hợp đồng mua hàng

– Hợp đồng quảng cáo

– Hợp đồng in ấn

– Hợp đồng

10 Hợp đồng giao khoán – Hợp đồng giao khoán

– Thanh lý Hợp đồng khoán

– Biên bản ngiệm thu bàn giao công trình

– Bảng chấm công

– Bảng thanh toán tiền lương cho công nhân

– Bản cam kết mẫu 23

Đối với công ty xây dựng hoặc xấy lắp
11 Hồ sơ công trình – Hồ sơ đề xuất

– Hồ sơ hoàn công

– Hồ sơ Quyết toán (trong đó có biên bản nghiệm thu với bên A)

Đối với công ty xây dựng hoặc xấy lắp
12 CV liên quan đến NH và thuế – Công văn Thuế

– Công văn ngân hàng

Đi và đến
13 Hồ sơ nhân sự – Hồ sơ từng nhân viên: Hồ sơ, các quyết định, . . .

– Hợp đồng lao động của công nhân các năm

14 Quyết định, công văn – Thông báo, công văn, QĐ của Công ty
15 Hồ sơ ngân hàng – Hồ sơ vay vốn, các hợp đồng vay vốn, hợp đồng bảo lãnh và thư bảo lãnh của NH
16 Hồ sơ BHXH Bản đối chiếu của BHXH và các hồ sơ khác liên quan đến BHXH.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *